Data book de obra: o que deve conter na entrega
Por Construção ConectadaPublicado em
O que é um data book de obra e para quem ele serve
No último mês da obra, a equipe que construiu o ativo sabe tudo: onde passa cada prumada, qual fabricante forneceu a bomba, que ensaio foi feito na laje do terceiro pavimento. Seis meses depois da entrega, essa equipe está em outra obra e quem opera o prédio precisa trocar um registro, e ninguém sabe onde ele fica. O data book existe para que a resposta esteja no papel, ou melhor, no sistema.
O dono do ativo é o principal leitor. Ele usa o data book para operar e manter, para contratar reformas, para responder a uma auditoria, para vender ou financiar o imóvel e para acionar garantias. O segundo leitor é o próprio construtor, que se protege ao provar o que entregou e em que condição.
Por isso o data book não é uma pasta de tudo o que a obra produziu. É uma seleção organizada do que o dono vai precisar, na forma em que ele consegue achar.
O que um data book deve conter
Não existe uma lista única, e o contrato é quem manda. Mesmo assim, há um conjunto que se repete em obras de edificação e indústria. A cartilha de orientação para implementação do BIM na administração pública, do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, lista o que é desejável exigir no encerramento de uma obra pública, e serve de base para qualquer dono que queira uma entrega bem definida. A tabela combina esse conteúdo com os documentos que costumam compor o dossiê técnico.
| Bloco | O que reúne | Para que serve ao dono |
|---|---|---|
| Projetos como construído | Pranchas e modelo atualizados com o que foi de fato executado | Localizar sistemas, planejar reforma, evitar furar o que não se vê |
| Quantidades executadas | Memorial de quantitativos executados acumulados | Conferir o que foi pago contra o que foi feito |
| Medição final | Boletim de medição final consolidado | Fechar a parte financeira do contrato |
| Equipamentos e materiais | Fichas técnicas, fabricantes, modelos, certificados e manuais | Manter, repor e acionar garantia |
| Ensaios e testes | Relatórios de inspeção, ensaios e comissionamento dos sistemas | Provar que o sistema foi entregue funcionando |
| Operação e manutenção | Instruções de uso, rotinas e periodicidades de manutenção | Operar o ativo dentro do que o projeto previu |
| Termos | Recebimento provisório e definitivo, e garantias | Registrar as responsabilidades de cada parte |
Como organizar: por sistema, não por data
O erro clássico é organizar o data book na ordem em que os documentos foram produzidos. Quem opera o prédio não procura o que chegou em março: procura o ar-condicionado do quinto andar. A organização que funciona é por sistema e por local, repetindo a divisão que a operação usa, com um índice navegável no topo.
Defina um código para cada sistema e para cada tipo de documento, e use o mesmo código no nome dos arquivos, no índice e, se houver modelo, nos elementos do modelo. A classificação por sistema evita que o mesmo equipamento apareça em três pastas com três nomes. Quando a obra tem modelo BIM, o ideal é que o data book seja uma consulta ao modelo: o usuário seleciona o equipamento e abre a ficha, o manual e o certificado.
A organização precisa ser combinada cedo. Pedir um data book estruturado no último mês obriga a equipe a reconstruir informação que já passou; combinar o formato no início deixa o preenchimento acompanhar a obra, equipamento por equipamento.
Data book e modelo BIM: dados para operar
Quando a entrega inclui o modelo, o data book ganha uma camada: cada equipamento tem os dados de identificação preenchidos no modelo. Existem formatos de troca criados para organizar esse tipo de informação na entrega, como o COBie, e vale conversar com quem vai operar sobre o que ele consegue abrir e manter. O ponto prático vem antes do formato: o contratante precisa dizer quais dados quer receber por tipo de equipamento.
A pergunta que orienta a especificação é a de quem opera: para manter este equipamento, que informação eu preciso ter? Código, localização, fabricante, modelo, data de instalação, periodicidade de manutenção, link para o manual e prazo de garantia respondem à maioria dos casos. Pedir mais do que isso aumenta o custo da entrega e reduz a chance de os dados estarem corretos.
O Decreto nº 10.306, de 2 de abril de 2020, que trata do uso do BIM em obras e serviços de engenharia da administração pública federal, prevê a atualização do modelo como construído a partir da segunda fase, iniciada em 1º de janeiro de 2024, e o uso do BIM em gerenciamento e manutenção após a construção na fase iniciada em 1º de janeiro de 2028. O data book é a ponte entre essas duas etapas.
O que escrever no contrato para o data book chegar bom
A qualidade do data book se decide no contrato. Escreva a lista de conteúdos por sistema, o formato dos arquivos, o código de nomeação, o responsável por cada bloco e o momento de cada entrega parcial. Ligue a entrega ao pagamento: a medição final só é liberada com o dossiê aprovado.
O art. 140 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, determina que o recebimento definitivo de obras seja feito por termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais. Um data book completo é a forma mais objetiva de demonstrar esse atendimento. Quem contrata fora da administração pública pode adotar a mesma lógica sem o rito formal.
Reserve também uma revisão por amostragem. Escolha alguns sistemas e peça a quem vai operá-los que encontre, só com o data book, um equipamento, seu manual e sua garantia. Se a busca demorar, o dossiê ainda não está pronto.
O que fazer na segunda-feira
Liste os sistemas da sua obra e, para cada um, escreva em uma linha o que a pessoa da operação precisa achar sem ajuda. Compare com o que o contrato de construção prevê entregar. A diferença entre as duas listas é o data book que você vai ter de negociar, e é mais barato negociá-la no meio da obra do que no último mês.
Se a sua empresa quer conversar sobre como organizar o data book e o as built de uma obra, escreva para a Construção Conectada pelo WhatsApp +55 11 93262-8591 ou em construcaoconectada.com/contato.
Perguntas frequentes
O que é data book na construção civil?
É o dossiê entregue ao dono no fim da obra, reunindo projetos como construído, memoriais, fichas técnicas, certificados, manuais, garantias e termos de recebimento. Serve para operar, manter, reformar e comprovar o que foi construído.
Data book e as built são a mesma coisa?
Não. O as built é o registro de como a obra foi executada, em desenhos ou modelo. O data book é mais amplo: inclui o as built e acrescenta quantidades, ensaios, equipamentos, manuais, garantias e termos. O as built é um dos blocos do data book.
Quando o data book deve ser montado?
Ao longo da obra. Montar tudo no último mês obriga a reconstruir informação e costuma gerar lacunas. O ideal é combinar o formato no início e fazer entregas parciais por sistema, conforme cada um é concluído e testado.
O data book precisa estar em BIM?
Não é obrigatório em obra privada. Com modelo, a consulta fica mais rápida, porque os dados do equipamento ficam ligados ao elemento. Sem modelo, um índice bem estruturado por sistema e por local já resolve boa parte da necessidade.
O que o dono deve exigir no contrato sobre o data book?
A lista de conteúdos por sistema, o formato e a nomeação dos arquivos, os responsáveis, as datas de entregas parciais e a vinculação do pagamento final à aprovação do dossiê. Sem isso, o data book vira um acúmulo de papéis.
Fontes
- Cartilha de orientação para implementação do BIM na administração pública (Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos) (acessado em 31/10/2026)
- Decreto nº 10.306, de 2 de abril de 2020 (Planalto) (acessado em 31/10/2026)
- Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 (Planalto): art. 140 (acessado em 31/10/2026)